現在のビジネス環境では、情報の効率的な管理が企業の競争力を高める重要な要素となっています。
多くの企業が契約書や図面などの重要な書類を紙ベースで保管しており、これらの大量の紙文書の管理は課題となっていると存じます。
紙ベースでの書類の保管は、物理的な保管スペースが必要であり、オフィス内のスペースを無駄にしてしまう可能性があります。
その課題を解決する手段として、スキャニングによる電子化が有効な解決策と考えます。
スキャニングとは？
そもそもスキャニングとは何か？
「スキャニング」とは、紙の書類や図面、画像、フィルムなどを、電子データ化することをいいます。
ビジネスの現場では、毎日のように契約書や請求書、精算書などの書類の他、画像や図面が作られており、そのほとんどが、紙のまま流通し、管理されています。
メールやチャットツールが普及しているものの、紙の書類はまだまだ需要がある一方、デジタル化を進める上での障害になっているのも事実です。
当社では、「スキャニング」による電子化サービスで様々な業務課題を解決できると考えております。
図面・契約書・ビジネス文書を電子化するメリット
メリット1
【業務効率化の実現】
書類の電子化により、情報の検索と共有が行えるようになり、業務プロセスの効率化が期待できます。
メリット2
【スペースとリソースの節約】
オフィスや書庫、倉庫内のスペースを削減し、書類の保管や管理にかかる負担を軽減します。
メリット3
【ビジネスコンティニュイティの向上】
デジタルデータのバックアップやクラウドの活用により、災害やトラブル時の情報損失を最小限に抑え、事業の継続性を強化します。
メリット4
【運用コストの削減】
書類の物理的な保管や印刷コストを削減し、経費削減に貢献します。
スキャニングによるデメリットは？
スキャニングによるメリットは様々ですが、逆にデメリットはないのでしょうか？
スキャニングによる電子化のデメリットは、今まで紙で文書を見ていた人は、画面で書類を読むことに慣れないことがあるかと思います。
視認性の低下で、紙の文書の方が読みやすいという人はいるかと思います。
また、文書のスキャニングには、スキャニングの機器やデータを保存しておくための端末やストレージが必要になるなど、導入のコストがかかるのもデメリットの一つです。
業務の内容によっては、メリットを感じにくい方もいるかと思います。
電子化の流れ
電子化までの流れは、電子化する原本により様々ですが、一般的な契約書や精算書を例にスキャニングによる電子化の流れを見てみましょう。
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